Dịch vụ cung ứng sự kiện

Tổ chức sự kiện cũng như những ngành nghề khác – cũng cần có các đơn vị cung cấp ( hay còn gọi là bên cung ứng), chính vì vậy người làm tổ chức sự kiện cũng cần tiếp xúc và làm việc với rất nhiều nhà cung cấp các dịch vụ (suppliers), những đơn vị hợp tác tổ chức sự kiện.

Các loại dịch vụ cung ứng 

Về cơ bản có 8 loại dịch vụ cung ứng sự kiện bao gồm: 

  • Agency: Agency là các công ty dịch vụ truyền thông quảng cáo cung cấp dịch vụ marketing cho các client hay còn gọi là công ty đối tác một cách chuyên nghiệp.
  • Catering Service: Catering là hình thức cung cấp thực phẩm, cụ thể là cung cấp các loại hình dịch vụ tiệc của các nhà hàng – khách sạn, như: tiệc cưới, hội thảo, sự kiện, team building…ngay tại nhà hàng khách sạn hay tại địa điểm theo yêu cầu của khách hàng.
  • Venue: Dịch vụ cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện.
  • Design: Cung cấp dịch vụ thiết kế các ấn phẩm, sản phẩm,…cho tổ chức sự kiện.
  • Production: Dịch vụ điều hành, chạy sự kiện, hậu kì các sản phẩm của sự kiện.
  • Technology: Cung ứng dịch vụ về máy móc, công nghệ, thiết bị
  • Staff: Cung cấp nhân lực chạy sự kiện
  • Media: Dịch vụ cung ứng về truyền thông, quay chụp, dựng sản phẩm cho sự kiện.

 

Một số lưu ý khi lựa chọn bên cung ứng dịch vụ cho sự kiện

Đủ năng lực cung ứng

Tổ chức sự kiện là ngành nghề quy tụ những đức tính “hiếm” mà không phải ngành nghề nào cũng có đầy đủ: sự tỉ mỉ, cẩn thận, chu toàn,…hơn bất cứ nghề nào tổ chức sự kiện  rất dễ vấp phải sai lầm và để tránh việc sử dụng một nhà cung cấp không đủ năng lực cung cấp cho sự kiện khiến người tổ chức sự kiện thất. Người tổ chức sự kiện nên lựa chọn những đơn vị uy tín, có nhà xưởng sản xuất chẳng hạn để người tổ chức sự kiện có thể tận mắt xác nhận sự uy tín chất lượng của đơn vị cung ứng.

Yêu cầu rõ ràng và hợp lý

Trong quá trình tổ chức sự kiện có những yêu cầu từ phía khách hàng không khả thi, người tổ chức sự kiện nên tham khảo ý kiến từ phía suppliers và cùng họ tìm ra giải pháp thích hợp để vừa thỏa mãn yêu cầu của khách hàng trong khả năng có thể thực hiện được.

Điều khoản hợp đồng rõ ràng, cụ thể

Để tránh tranh cãi về trách nhiệm khi có rắc rối xảy ra và cụ thể hóa công việc của suppliers, đơn vị tổ chức sự kiện  hay người tổ chức sự kiện buộc phải có bản hợp đồng với các điều khoản rõ ràng với nhà cung cấp. Trong quá trình tổ chức sự kiện, cả đôi bên sẽ cùng bám sát và thực hiện theo bản hợp đồng này.  Nó chính là công cụ tốt nhất cho kinh doanh làm ăn hợp tác.

Kế hoạch dự phòng

Tổ chức sự kiện là nghề mà có tính “căng thẳng” cao. Có những sự kiện cả khi mọi thứ đã lên kế hoạch và xem như chắc chắn đến  tuyệt đối thì vẫn có thể…nên không có gì là chắc chắn cho đến khi bạn nhìn thấy buổi sự kiện khép lại thành công tốt đẹp.

Tuyệt đối khi tổ chức sự kiện, người tổ chức sự kiện không được chủ quan. Ỷ lại đơn vị cung cấp thì người tổ chức sự kiện lại càng sai. Người tổ chức sự kiện có biết rằng, ngoài việc phải cung cấp cho đơn vị tổ chức sự kiện của bạn thì các nhà cung cấp của bạn còn cung ứng cho hàng loạt các công ty tổ chức sự kiện khác nữa.

Hợp tác trên tinh thần tôn trọng

Mọi sự hợp tác đều nên dựa trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau. Nếu không thể làm việc với nhau lần này còn có những lần sau, đừng  để lại tai tiếng rất đặc biệt là trong ngành tổ chức sự kiện thì tiếng tăm “xấu” sẽ “bay cao bay xa” khiến bạn “khó sống”, “khó tồn tại” trong nghề tổ chức sự kiện.

Người tổ chức sự kiện có chuyên nghiệp thì bạn phải “nhẫn” những lúc cảm thấy bực bội, khó chịu khi đối tác cung cấp đang không đúng vì mục đích khách hàng là trên hết, và “ một cái đầu lạnh” giúp bạn xử lý vấn đề.

Đáp ứng đủ 5 lưu ý trên, với đầy đủ đức tính của người làm nghề sự kiện, hợp đồng với điều khoản rõ ràng, luôn tôn trọng và ưu tiên lợi ích của khách hàng trong tầm có thể của công ty, máy móc luôn là loại hiện đại, đầy đủ để phục vụ cùng lúc nhiều sự kiện, công ty truyền thông Ocean media là một đề cử cho Supplier về Media.

 

Công ty truyền thông Ocean là một công ty cung cấp các dịch vụ về media cho sự kiện, doanh nghiệp, đoàn thể. Cụ thể là dịch vụ quay dựng video các loại và chụp ảnh sự kiện. Công ty đã có hơn 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hình ảnh chuyên nghiệp, đơn vị uy tín nâng tầm thương hiệu doanh nghiệp bằng hình ảnh từ đó tăng hiệu quả kinh doanh và cảm nhận của người dùng. Được dẫn dắt bởi Đạo diễn Lê Đại Dương, người đã tham gia sản xuất nhiều bộ phim tên tuổi để lại trong lòng khán giả phát sóng trên đài truyền hình Việt Nam như Bí Mật EVa, Chỉ Có Thể Là Yêu, Chân Trời Trắng, Viết Tiếp Bản Tình Ca

Sản phẩm của công ty giúp nâng tầm thương hiệu các doanh nghiệp bằng hình ảnh từ đó tăng hiệu quả kinh doanh và cảm nhận của người dùng.

  Đối tác chính của công ty là VTC, TVad, Google, VTV3, youtube.

Trong giai đoạn hiện tại, Ocean Media sản xuất 8 sản phẩm gồm:

        Intro – sự kiện sinh nhật

        Video giới thiệu sản phẩm

        Video giới thiệu doanh nghiệp

        Video viral dạng đóng phim

        Video viral dạng phim tài liệu

        Gói sản xuất video ngoài

        TVC và các sản phẩm cao cấp

        Phim sitcom

Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên lạc với công ty theo thông tin liên hệ bên dưới:

Phone: 02877768999

Hotline: 0962376363

Email: daiduong@oceanmedia.com.vn

Liên hệ: info@oceanmedia.com.vn

Kinh doanh: sales@oceanmedia.com.vn

Trụ sở: Số 2 Ngõ 28/95 Đại Linh, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam.

Văn phòng: Tầng 5 Tòa nhà Trung Yên Plaza số 1 Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt Nam.